Für mehr Ordnung im Leben

Inhalt

  1.  Einführung und Zweck

  2.  Umfang

  3.  Definitionen

  4.  Grundsatzerklärung

  5.  Geschenke, Unterhaltung und Gastfreundschaft/Bewirtung

  6.  Spenden und Sponsoring

  7.  Vermittlungszahlungen und Schmiergelder

  8.  Politischer Beitrag

  9.  Umgang mit Amtsträgern

10.  Umgang mit Geschäftspartnern und Auftragsvergabeverfahren

11.  Whistleblowing-Politik

12.  Training und Kommunikation

13.  Jährliche Erklärungen

14.  Verantwortung

15.  Aktenführung

1. Einführung und Zweck

1.1. Die Asia File Corporation Berhad und ihre Tochtergesellschaften (im Folgenden als "Gruppe" bezeichnet) vertreten eine Null-Toleranz-Position gegenüber allen Formen von Bestechung und Korruption. Die Gruppe hat sich verpflichtet, ihre Geschäfte auf ehrliche und ethische Weise und in Übereinstimmung mit allen geltenden Gesetzen, Regeln und Vorschriften zu führen. Der Ethik- und Verhaltenskodex der Gruppe legt unsere diesbezüglichen Grundprinzipien fest. Diese Grundsätze werden in der vorliegenden Richtlinie zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption (im Folgenden als "Richtlinie" bezeichnet) näher erläutert.

1.2. Der Zweck dieser Richtlinie ist es, den Mitarbeitern und allen Personen, die mit der Gruppe in Verbindung stehen, eine Anleitung für den Umgang mit Bestechungs- und Korruptionsfällen zu geben, die im Rahmen der Geschäftstätigkeit auftreten können. Diese Richtlinie ergänzt unseren Ethik- und Verhaltenskodex sowie unsere Whistleblowing-Richtlinie, die auf unserer Unternehmenswebsite unter www.asia-file.com abrufbar sind, und sollte in Verbindung mit diesen gelesen werden.

1.3. Diese Richtlinie gibt keine endgültigen Antworten auf alle Fragen zu Bestechung und Korruption. Alle Mitarbeiter und Führungskräfte sind gehalten, ein gutes Urteilsvermögen und gesunden Menschenverstand walten zu lassen und sich bei der Abwicklung von Geschäftstätigkeiten in höchstem Maße integer zu verhalten. Situationen, die zu einem Interessenkonflikt führen oder als Interessenkonflikt wahrgenommen werden könnten, sind zu vermeiden. Die Mitarbeiter werden ermutigt, ihren jeweiligen Abteilungsleiter darüber zu informieren, wenn sie sich unsicher sind, ob die Aktivitäten in den Rahmen der akzeptablen Geschäftspraktiken fallen.

2. Umfang

2.1. Diese Politik gilt für die folgenden Parteien:

  2.1.1. Direktoren, Führungskräfte, Mitarbeiter oder Vertragsbedienstete der Gruppe ("Mitarbeiter") und

  2.1.2. Verkäufer, Lieferanten, Auftragnehmer, Vertreter, Berater, Drittanbieter von Dienstleistungen oder andere Personen, die mit der Gruppe verbunden sind oder in ihrem Namen handeln ("Geschäftspartner").

2.2. Von allen Mitarbeitern und Geschäftspartnern, die mit der Gruppe zusammenarbeiten, wird erwartet, dass sie die in dieser Richtlinie festgelegten Anforderungen lesen, verstehen und einhalten.

3. Definitionen

3.1. Unter "Bestechung und Korruption" ist jede Handlung zu verstehen, die nach dem malaysischen Anti-Korruptionsgesetz von 2009 als "Zuwendung" angesehen wird. In der Praxis bedeutet dies, etwas von Wert anzubieten, zu geben, zu erhalten oder zu erbitten, um zu versuchen, die Entscheidungen oder Handlungen einer Person, die innerhalb einer Organisation eine Vertrauensstellung innehat, unrechtmäßig zu beeinflussen. Bestechung kann "nach außen" erfolgen, d.h. jemand, der im Namen der Gruppe handelt, versucht, die Handlungen einer externen Partei zu beeinflussen, z.B. eines Regierungsbeamten oder eines Entscheidungsträgers eines Kunden. Sie kann auch "nach innen" erfolgen, wenn eine externe Partei versucht, jemanden innerhalb des Unternehmens zu ihrem eigenen Vorteil zu beeinflussen.

3.2. Gemäß der Definition im „Malaysian Anti-Corruption Commission Act“ 2009 ist eine "Zuwendung":

  3.2.1. Geld, Spenden, Schenkungen, Darlehen, Gebühren, Belohnungen, wertvolle Sicherheiten, Eigentum oder Anteile an Eigentum jeglicher Art finanzielle Vorteile oder andere ähnliche Vorteile;

  3.2.2. jedes Amt, jede Würde, jedes Beschäftigungsverhältnis, jeder Arbeits- oder Dienstvertrag und jede Vereinbarung, jegliche Art eine Beschäftigung auszuüben oder Dienstleistungen zu erbringen;

  3.2.3. jede Zahlung, Freigabe, Entlastung oder Liquidation eines Kredits, einer Verpflichtung oder einer sonstigen Verbindlichkeit, ob ganz oder teilweise;

  3.2.4. Entgelte jeglicher Art, Rabatte, Provisionen, Nachlässe, Boni, Abzüge oder Prozentsätze;

  3.2.5. Jegliche Duldung, Geld oder Geldwert oder einen Wertgegenstand zu verlangen;

  3.2.6. sonstige Leistungen oder Vergünstigungen jeglicher Art, einschließlich des Schutzes vor eingetretenen oder drohenden Strafen oder vor bereits eingeleiteten oder noch nicht eingeleiteten disziplinar-, zivil- oder strafrechtlichen Maßnahmen oder Verfahren, einschließlich der Ausübung oder Unterlassung der Ausübung von Rechten oder der Ausübung öffentlicher Gewalt oder Pflichten und

  3.2.7. jedes Angebot, jede Zusage oder jedes Versprechen einer bedingten oder unbedingten Zuwendung im Sinne einer der vorstehenden Nummern 3.2.1 bis 3.2.6. 

4. Grundsatzerklärung

4.1. Bestechung und Korruption in all ihren Formen sind verboten. Mitarbeiter und Geschäftspartner dürfen niemandem Bestechungsgelder anbieten, versprechen oder geben und sie dürfen von niemandem Bestechungsgelder fordern und annehmen. Bestechung ist ein Verbrechen, welches mit Gefängnisstrafen und hohen Geldstrafen geahndet werden kann, die gegen die Gruppe, ihre Mitarbeiter und Geschäftspartner oder eine Kombination von ihnen verhängt werden können. Alle Mitarbeiter werden darauf hingewiesen, dass strenge Disziplinarmaßnahmen, einschließlich der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, ergriffen werden können, wenn ein Verstoß gegen die Richtlinie oder lokale Vorschriften festgestellt wird.

4.2. Diese Richtlinie gilt für alle Länder, in denen die Gruppe tätig ist, und für alle Mitarbeiter, Vermittler oder Dritte, die die Gruppe vertreten.

4.3. Alle Personen, für die diese Richtlinie gilt, sind für die Einhaltung dieser Richtlinie verantwortlich und haben die Pflicht, Verstöße gegen diese Richtlinie ohne Angst vor Benachteiligung durch festgelegte Meldeverfahren zu melden.

4.4. Für den Fall, dass die lokalen Gesetze für die Geschäfte der Gruppe außerhalb Malaysias weniger restriktiv sind als die in dieser Richtlinie dargelegten Grundsätze, wird von den Mitarbeitern und Geschäftspartnern erwartet, dass sie die in dieser Richtlinie dargelegten Grundsätze in Bezug auf das Verhalten in allen Rechtsordnungen, in denen wir tätig sind, einhalten und umgekehrt.

5. Geschenke, Unterhaltung und Gastfreundschaft

5.1. Es werden keine persönlichen Geschenke, Gefälligkeiten, Bewirtungen oder Dienstleistungen in bar oder in Form von Sachleistungen angenommen oder erbracht, die objektive und faire Geschäftsentscheidungen beeinflussen oder zu beeinflussen scheinen. Es ist den Mitarbeitern untersagt Geschenke anzunehmen oder anzubieten. Alle Mitarbeiter und Direktoren müssen sich an diese Richtlinie halten, um Interessenkonflikte oder den Anschein von Interessenkonflikten bei laufenden oder potenziellen Geschäftsbeziehungen zu vermeiden.

5.2. Zulässig sind jedoch Geschenke, Gefälligkeiten, Bewirtungen oder Dienstleistungen, bei denen davon ausgegangen wird, dass sie nicht dazu dienen, die Amtsführung der Mitglieder des Verwaltungsrats oder der Mitarbeiter zu beeinflussen, wie z. B. normale geschäftliche Gefälligkeiten (Mahlzeiten oder Bewirtung), gelegentliche symbolische Geschenke, Geschenke bei festlichen oder besonderen Anlässen und Geschenke bei gesellschaftlichen Veranstaltungen, an denen die Mitglieder des Verwaltungsrats oder die Mitarbeiter im Namen der Gruppe teilnehmen.

5.3. Die Gewährung und Annahme von Geschenken, Gefälligkeiten, Bewirtung oder Dienstleistungen ist nicht verboten, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

  5.3.1. Wenn sie in gutem Glauben und ohne die Absicht erfolgt, einen Dritten zu beeinflussen oder zu belohnen, um ein Geschäft oder einen geschäftlichen Vorteil zu erhalten oder zu behalten, oder im ausdrücklichen oder stillschweigenden Austausch gegen Gefälligkeiten oder Vorteile.

  5.3.2. Die Bereitstellung oder Annahme von Geschenken, Gefälligkeiten, Bewirtung oder Dienstleistungen begründet keine Verpflichtung oder Erwartung für den Empfänger.

  5.3.3. Es umfasst keine Barmittel oder Bargeldäquivalente.

  5.3.4. Sie wird offen und nicht heimlich gegeben.

  5.3.5. Der Wert und die Art der Ausgaben stehen nicht in einem Missverhältnis zum Anlass.

  5.3.6. Es wird nicht zu häufig zwischen dem Dienstleistungserbringer und dem Dienstleistungsempfänger gewechselt.

  5.3.7. Die Gefälligkeit, Bewirtung oder Dienstleistung stimmt mit den einschlägigen Gesetzen überein.

5.4.  Geschenke, Gefälligkeiten, Bewirtung oder Dienstleistungen sind unter den folgenden Bedingungen niemals akzeptabel und sollten sofort abgelehnt werden:

  5.4.1. Es ist illegal, unanständig, unpassend oder unethisch.

  5.4.2. Wenn sie in der Absicht gegeben oder angenommen wird, sich einen geschäftlichen Vorteil zu sichern oder zu gewähren, oder als unlautere Beeinflussung von Geschäftsbeziehungen angesehen wird.

5.4.3. Wenn sie nicht mit den Zielen oder dem Verhaltenskodex der Organisation des Empfängers übereinstimmt; und

5.4.4.  sie gegen einschlägige Gesetze oder Vorschriften verstößt.

5.5.  Die Mitarbeiter dürfen niemals Geschenke, Gefälligkeiten, Bewirtungen oder Dienstleistungen von ihrem persönlichen Konto bezahlen.

6. Spenden und Sponsoring

6.1.  Alle Mitarbeiter müssen sicherstellen, dass Spenden und Sponsoring nicht als Vorwand für Bestechung oder zur Umgehung der Bestimmungen des Ethik- und Verhaltenskodex der Gruppe, insbesondere des Bestechungsverbots, verwendet werden.

6.2.  Die Mitarbeiter müssen sich vergewissern, dass Spenden an Wohltätigkeitsorganisationen oder Begünstigte nicht als illegale Zahlungen oder Bestechungsgelder an Regierungsbeamte getarnt sind und, dass die Wohltätigkeitsorganisation nicht als Kanal für die Finanzierung illegaler Aktivitäten fungiert, die gegen internationale Gesetze zur Bekämpfung von Geldwäsche, Terrorismus und anderen geltenden Gesetzen verstoßen.

6.3.  Alle Spenden und Patenschaften müssen die folgenden Bedingungen erfüllen:

  6.3.1. Es muss sichergestellt sein, dass solche Beiträge nach geltendem Recht zulässig sind.

  6.3.2. Alle erforderlichen Genehmigungen müssen eingeholt werden.

  6.3.3. Sie müssen an etablierte Einrichtungen vergeben werden, die über eine angemessene Organisationsstruktur verfügen, um eine ordnungsgemäße Verwaltung der Mittel zu gewährleisten.

  6.3.4. Sie müssen in der Buchhaltung der Firmengruppe korrekt erfasst werden.

  6.3.5. Sie dürfen nicht als Mittel zur Verschleierung einer unzulässigen Zahlung oder Bestechung verwendet werden.

6.4.  Folgende Warnhinweise sollten beachtet werden:

  6.4.1. Der vorgeschlagene Empfänger/die vorgeschlagene Organisation steht in Verbindung mit einem öffentlichen Beamten.

  6.4.2. Der Beitrag wird im Namen eines öffentlichen Bediensteten geleistet.

  6.4.3. Es besteht das Risiko eines vermeintlich unzulässigen Vorteils für die Gruppe.

  6.4.4. Der vorgeschlagene Empfänger ist in einem Hochrisikoland ansässig, der Antrag kommt aus einem Hochrisikoland oder die Tätigkeit findet in einem Hochrisikoland statt.

7. Vermittlungszahlungen und Schmiergelder

7.1. "Erleichterungszahlungen" werden definiert als Anreize oder Vergünstigungen, die gewährt werden, um eine Routineaufgabe zu sichern oder zu beschleunigen, zu deren Erfüllung eine Person normalerweise verpflichtet ist.

7.2. "Schmiergelder" sind Zahlungen, die als Gegenleistung für einen geschäftlichen Gefallen oder Vorteil geleistet werden.

7.3. Alle Schmiergeldzahlungen und Rückvergütungen sind verboten. Aktivitäten, die direkt oder indirekt zu einer Schmiergeldzahlung führen könnten, müssen vermieden werden.

7.4. Jegliche Forderung nach Erleichterungszahlungen muss abgelehnt werden, und die Angelegenheit muss gemäß der „Whistleblowing“-Politik unverzüglich an die Gruppe gemeldet werden.

7.5. Mit Ausnahme von Fällen, in denen das Leben, die Freiheit und die Sicherheit einer Person gefährdet sind und eine Schmiergeldzahlung unvermeidbar ist, ist eine solche Zahlung zulässig und muss dem Abteilungsleiter unverzüglich gemeldet und ordnungsgemäß nachgewiesen werden, um sich bei Bestechungs- und Korruptionsvorwürfen zu verteidigen.

8. Politischer Beitrag

8.1. Die Gruppe leistet weder Geld- noch Sachspenden an politische Parteien, Parteifunktionäre oder Kandidaten für politische Ämter und bietet diese auch nicht an.

8.2. Die Beiträge, die die Arbeitnehmer von ihrem persönlichen Konto gezahlt haben, werden von der Gruppe in keiner Weise ausgeglichen oder erstattet.

9. Umgang mit Amtsträgern

9.1. Im Umgang mit staatlichen Stellen und Amtsträgern sind transparente und faire Beziehungen zu pflegen. Alle Mitarbeiter, Direktoren und Geschäftspartner müssen im Umgang mit Amtsträgern Vorsicht walten lassen und die geltenden Gesetze und Vorschriften zu Bestechung und Korruption in allen Ländern, in denen die Gruppe tätig ist, beachten.

9.2. Allen Mitarbeitern, Geschäftsführern und Geschäftspartnern ist es untersagt, Amtsträgern oder deren Familien bzw. Haushaltsmitgliedern Geschenke, Gefälligkeiten, Bewirtung oder Dienstleistungen im Austausch für künftige Leistungen oder Vorteile zu gewähren.

10. Umgang mit Geschäftspartnern und Auftragsvergabeverfahren

10.1. Alle Geschäfte mit Geschäftspartnern müssen in Übereinstimmung mit den einschlägigen Gesetzen und Richtlinien der Gruppe abgewickelt werden. Alle Formen von Bestechung und Korruption sind inakzeptabel und dürfen nicht toleriert werden.

10.2. Um eine unnötige Haftung des Unternehmens zu vermeiden, dürfen keine Geschäfte mit Parteien getätigt werden, bei denen der begründete Verdacht besteht, dass sie sich an Bestechung und unlauteren Geschäftspraktiken beteiligen.

10.3. Die Mitarbeiter sind dafür verantwortlich, den Ethik- und Verhaltenskodex der Gruppe und diese Richtlinie allen beteiligten Geschäftspartnern zu vermitteln. Die Gruppe behält sich das Recht vor, die Vereinbarung oder den Vertrag zu kündigen, wenn festgestellt wird, dass Geschäftspartner gegen diese Richtlinien und Grundsätze verstoßen haben.

10.4. Bei der Auswahl von Lieferanten sind interne Kontrollsysteme einzuhalten. Die Auswahl von Lieferanten sollte niemals auf der Grundlage von Geschenken, Gefälligkeiten, Bewirtung oder Dienstleistungen erfolgen.

10.5. Das Ausschreibungsverfahren steht allen qualifizierten Bietern offen und keine Partei hat den unlauteren Vorteil, exklusiv und hinter verschlossenen Türen über den Vertrag zu verhandeln.

10.6. Vor dem Beschaffungsprozess wird eine angemessene Prüfung von Einzelpersonen oder Dritten durchgeführt, um sicherzustellen, dass die Geschäfte und der Hintergrund der potenziellen Geschäftspartner frei von Bestechungselementen oder Interessenkonflikten sind.

11. Whistleblowing-Politik

11.1. Es liegt in der Verantwortung des gesamten Personals, vermutete Verstöße gegen diese Politik unverzüglich zu melden. Jeder Verdacht auf unangemessenes Verhalten muss gemäß den in der Whistleblowing-Politik der Gruppe vorgesehenen Verfahren offengelegt werden, die auf der Website des Unternehmens (www.asia-file.com) zur Verfügung gestellt wird.

11.2. Alle gemäß Abschnitt 11.1 gemachten Angaben werden mit äußerster Vertraulichkeit behandelt. Kein Mitarbeiter oder Geschäftspartner, der in gutem Glauben handelt, muss mit nachteiligen Folgen für sein/ihr Arbeitsverhältnis oder mit Vergeltungsmaßnahmen rechnen, wenn er/sie ein verbotenes Verhalten meldet oder sich weigert, sich an einem solchen zu beteiligen, selbst wenn eine solche Weigerung zu einem Verlust von Geschäftsmöglichkeiten für die Gruppe führt.

11.3. Jeder Mitarbeiter, der bekannte oder vermutete Verstöße nicht meldet, kann mit Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses bestraft werden.

12. Training und Kommunikation

12.1. Für alle Mitarbeiter und Geschäftspartner werden rechtzeitig Compliance-Schulungen durchgeführt, um das Bewusstsein und die Einhaltung der Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption und dieser Richtlinie sicherzustellen.

12.2. Neu eingestellte Mitarbeiter sind ebenfalls in der Bekämpfung von Bestechung und Korruption zu schulen.

12.3. Die Aufzeichnungen über solche Schulungsprogramme sind von der Personalabteilung aufzubewahren und zu überprüfen.

13. Jährliche Erklärungen

13.1. Alle neu eingestellten Mitarbeiter müssen die Schulung zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption absolvieren. Neu eingestellte Mitarbeiter müssen die Prüfung am Ende der Schulung bestehen und bestätigen, dass sie die Richtlinie während ihrer gesamten Beschäftigungsdauer einhalten.

13.2. Alle Mitarbeiter und Geschäftspartner müssen jährlich eine Bescheinigung ausfüllen, in der sie bestätigen, dass sie die Richtlinie akzeptieren und einhalten.

14. Verantwortung

14.1. Diese Politik wird vom Verwaltungsrat und dem Prüfungsausschuss überprüft und genehmigt. Die Aufsicht über diese Politik wurde dem Prüfungsausschuss übertragen, der die Wirksamkeit und Einhaltung überwacht.

14.2. Der Vorstand und das Key Management geben an der Spitze den Ton an, indem sie die Politik leiten und unterstützen und die Verantwortung für deren Wirksamkeit in ihren jeweiligen Abteilungen übernehmen.

14.3. Der Prüfungsausschuss ist für die Überwachung des Prozesses der Überprüfung der Wirksamkeit und Einhaltung dieser Politik verantwortlich. Die Überprüfung kann in Form von internen Audits erfolgen, die von der Innenrevision durchgeführt werden.

14.4. Eine Überprüfung in Bezug auf die Bekämpfung von Bestechung und Korruption ist jährlich in den Prüfungsplan aufzunehmen. Der Umfang der Überprüfung sollte Bewertungen der Konzeption, der Wirksamkeit und der Einhaltung der Vorschriften umfassen und gegebenenfalls Empfehlungen für Verbesserungen geben, um sicherzustellen, dass die Politik und die Praktiken relevant und angemessen bleiben.

15. Aktenführung

15.1. Alle Transaktionen, einschließlich Zahlungen oder Einnahmen im Zusammenhang mit Geschenken, Bewirtungen, Spenden und Sponsoring, müssen genau und transparent aufgezeichnet werden, um die Art und den Zweck der Aktivität widerzuspiegeln.

15.2. Alle geltenden Kontroll- und Genehmigungsverfahren müssen strikt eingehalten werden.

Diese Politik wird vom Verwaltungsrat genehmigt und gilt ab dem 1. Juni 2020.